Comment suivre la gestion du temps de travail et des activités (GTA) des salariés ?
En matière de gestion des Ressources Humaines, l’un des enjeux des responsables est de connaître avec précision les temps de travail effectués par les salariés. Cet aspect s’impose aux services RH essentiellement pour deux raisons. D’une part, il s’agit de s’assurer d’être en conformité avec la réglementation et le contrat de travail préalablement établi. D’autre part, il s’agit également d’analyser la performance et la rentabilité d’un projet.
Connaître le temps de travail effectué par les salariés
Plusieurs solutions existent afin de mesurer précisément les temps passés par les collaborateurs. Tout d’abord, de manière assez généralisée cela peut être réalisé au travers de la mise en place d’un système de badgeage. Il s’agit de disposer une ou plusieurs badgeuses aux endroits stratégiques de l’entreprise : entrée, entrée bureau, entrée atelier de production… Afin de permettre au personnel de signaler au moyen de son badge (qu’il soit magnétique, à puce ou à code barre) sa prise de poste, ses pauses ou encore son départ. Cette solution de badge offre une grande fiabilité quant à l’analyse des temps passés par salarié. La gestion par badgeage facilite également la gestion de la modulation et de l’ annualisation du temps de travail avec des projections d’heures théoriques qui seront réalisées par période.
Pour des questions de mobilité, notamment suite à l’essor du télétravail ou tout simplement de souplesse, il est également possible de comptabiliser les temps travail des salariés au travers du pointage sur ordinateur ou pointage en ligne. Il s’agit là pour le salarié de se rendre sur le logiciel de pointage en ligne via ses identifiants personnalisés et de saisir à la main l’heure de début et l’heure de fin d’activité. Les temps passés peuvent être distingués par activité, par projet afin de permettre d’ évaluer les durées de travail pour une tâche précise. Dans la même logique, il est possible de déclarer les temps de travail via un smartphone.
La gestion des temps des salariés peut aussi être gérée sans système de badgeage. Le fonctionnement repose sur la prise en compte des horaires théoriques des salariés avec une modification à réaliser directement dans la solution en cas d’écart entre le théorique et le réel.
Les enjeux de la GTA – gestion du temps de travail et des activités des salariés
Les enjeux de la gestion des temps de travail sont variés et témoignent de l’importance d’ automatiser les processus RH.
Tout d’abord, l’accès aux temps de travail permet aux responsables de se conformer à la réglementation notamment au travers d’alertes indiquant une durée maximale dépassée. De manière générale, il permet au responsable d’avoir une bonne vision sur le salarié et ses heures (trop d’heures supplémentaires, en dessous des heures…) et d’ajuster en fonction.
Ensuite, par une connaissance des badgeages et pointages des salariés, le responsable est informé en temps réel de la présence de ses équipes. Des alertes peuvent lui être envoyées en cas d’absence injustifiée ou de retard, ce qui garantit une meilleure gestion des plannings et du pilotage des ressources humaines. Cela permet également de connaître toutes les personnes présentes sur site et donc d’éditer une liste en cas d’alerte incendie.
Le fait de connaître précisément les temps travaillés par les salariés, quelque soit la solution utilisée (sans badgeage, avec badgeage, par pointage en ligne ou pointage sur ordinateur) permet d’alimenter le système de paie grâce à un calcul automatique des éléments variables. Ainsi, l’ensemble des heures réalisées par les collaborateurs sont bien prises en compte et donc rémunérées. Ce système offre également une plus grande flexibilité avec la gestion des compteurs débit / crédit avec la possibilité pour le personnel de récupérer des heures selon ses besoins.
Enfin, la mise en place d’un outil de gestion des temps permet une analyse plus précise et plus fine de l’activité et de l’efficacité des collaborateurs puisque les temps non liés à la production ne sont pas comptabilisés ou tout simplement identifiés différemment (pause, formation, réunion …), d’où la dénomination de gestion des temps et des activités ou GTA. Les indicateurs sont donc plus justes, plus pertinents et aident à la prise de décisions stratégiques.
Les logiciels de gestion des temps et des activités permettent ainsi de supprimer les relevés papier manuel et d’ automatiser le suivi des salariés, offrant aux responsables des données fiables pour une analyse précise des performances.
