La Gestion des Temps et des Activités (GTA), l’allié indispensable des services RH
Un outil de gestion des temps et des activités offre aux équipes RH et aux salariés un véritable gain de temps sur des tâches répétitives et chronophages aux travers de plusieurs fonctionnalités.
Le fichier du personnel dans le logiciel GTA
Ce dernier permet de renseigner l’ensemble des informations concernant les collaborateurs. Notamment les informations légales de chacun, l’historique au sein de la société, les éventuelles évolutions ainsi que de potentielles habilitations. En étant toutefois en adéquation avec les règles RGPD en vigueur.
Le fichier du personnel tient une place centrale dans un système de gestion des temps d’activités et SIRH. Il permet à la fois de gérer les différents types de contrats d’une société y compris les profils intérimaires (gestion des avenants de contrats, préfacturation et analyse diverses).
La gestion des compteurs et des plannings RH
Chaque société gère différents compteurs en lien avec le temps ou les acquis. Il est essentiel de déterminer des motifs en lien avec la convention collective (délégation, CSE, etc..).
Le planning collectif, est un outil qui permet à un responsable d’avoir une vision d’ensemble de ses ressources afin de pouvoir quantifier, orienter et contrôler les équipes en fonction de la charge de travail et les aléas du quotidien.
Le planning individuel, a quant à lui un double rôle, cela permet aux collaborateurs de s’organiser au mieux en connaissant à l’avance les tâches, postes et missions confiés. Cela permet également à un responsable d’entrer dans un niveau de détail plus conséquent afin d’assurer la gestion des arbitrages quotidiens.
La digitalisation des demandes de congés et d’absence
Les démarches liées aux demandes internes de congés, absences, déplacements, etc… peuvent être chronophages entre la demande du collaborateur et le fait d’accéder aux informations qui lui sont utiles comme le planning, ses compteurs (RTT, Heures supplémentaires, CP…) ou la messagerie interne. Ensuite, lorsqu’il s’agit de valider la demande d’absence, la démarche est tout aussi gourmande en temps. Suivant la présence ou non des collaborateurs sur site, il est possible d’accéder à un environnement dédié, via une borne RH, un PC ou un smartphone par exemple. Via ce module, les collaborateurs et responsables sont alertés et peuvent faire des demandes et validations simplifiés grâce à un véritable workflow.
L’édition de reporting RH automatisé
La solution Cimag Présence embarque un requêteur 100% paramétrable et intégré à la société permettant aux responsables RH de créer des analyses sur mesure en fonction objectifs fixés au préalable. Cela permet de créer des tableaux de bord et des filtres permettant de comparer sur des périodes.
L’interface avec le logiciel de paie
Chaque mois, vient la période de paie, un élément naturellement important au sein d’une société. Celle-ci peut être internalisée ou bien externalisée. Dans les deux cas, la solution de gestion des temps de présence permet de réaliser une interface afin d’automatiser la démarche, ainsi gagner du temps et s’affranchir d’erreurs.
