La Gestion des Temps et des Activités (GTA) adaptée au secteur du commerce et de la distribution
Dans la grande distribution, les responsables RH doivent composer avec une organisation du travail particulièrement complexe, marquée par une forte variabilité des horaires et des rythmes souvent décalés. Les équipes sont sollicitées tôt le matin, tard le soir, les week-ends et jours fériés, ce qui exige une gestion souple des plannings. À cela s’ajoutent les pics d’activité récurrents (comme les fêtes de fin d’année, les soldes ou les rentrées scolaires) qui nécessitent un renforcement temporaire des effectifs via des CDD, de l’intérim ou des heures supplémentaires. Dans ce contexte mouvant, le respect du cadre légal devient un enjeu central : les RH doivent garantir le respect strict du droit du travail tout en assurant la continuité de service en magasin.
Cette équation complexe rend indispensable une gestion des temps et des activités (GTA) rigoureuse, adaptée aux contraintes du terrain.
Les enjeux de la gestion des temps et des activités pour le planning du personnel dans le commerce et la distribution
Les responsables RH de la grande distribution doivent faire face à une gestion complexe et quotidienne des temps de travail, marquée par la multiplicité des horaires :
- temps partiels,
- roulements,
- travail en soirée,
- travail les week-ends ou les jours fériés.
Cette diversité impose une planification précise et fluide du personnel, afin d’assurer la couverture des besoins opérationnels tout en respectant les contraintes individuelles et collectives.
À cela s’ajoute le suivi rigoureux du temps de travail effectif, essentiel pour maîtriser la charge réelle, prévenir les écarts, et garantir le respect du droit du travail. Enfin, le calcul de la paie dépend directement de la fiabilité des données issues de cette gestion du temps (heures supplémentaires, primes horaires, absences), ce qui renforce la nécessité d’outils adaptés et intégrés pour éviter erreurs et litiges.
Les points clés d’un logiciel de gestion des temps dans le commerce et la distribution :
Un logiciel de GTA doit impérativement garantir la conformité avec le droit du travail et les conventions collectives applicables. Cela inclut le respect des durées maximales de travail (quotidienne et hebdomadaire), des temps de repos obligatoires entre deux journées ou entre deux semaines.
Le système doit pouvoir détecter automatiquement toute anomalie (dépassement, non-respect de repos, etc.) et générer des alertes en temps réel, permettant aux responsables RH ou managers de corriger rapidement les situations à risque. Cette fonction est essentielle pour éviter les sanctions lors de contrôles ou audits et pour préserver les droits des salariés.
Le logiciel doit intégrer des dispositifs de pointage fiables : badgeuse physique, application mobile ou sur PC. Le pointage des heures d’entrée, de sortie, et de pause permet de suivre précisément les temps de présence réels. Ce suivi automatique limite les erreurs, les oublis ou les abus, et offre une traçabilité complète en cas de litige. En fiabilisant les temps enregistrés, l’entreprise gagne en transparence vis-à-vis des salariés.
Grâce aux temps de présence enregistrés, le logiciel de GTA doit permettre un calcul automatique et précis des variables de paie : heures normales, heures supplémentaires, majorations spécifiques (heures travaillées le dimanche, les jours fériés, etc.). Il prend également en compte les absences, congés payés, RTT, arrêts maladie, etc. Cette automatisation évite les erreurs de ressaisie manuelle, sécurise le processus de paie et permet de gagner un temps considérable en fiabilisant les données transmises à la paie.
Pour répondre aux variations d’activité inhérentes au secteur (périodes de forte affluence vs creux saisonniers), le logiciel doit permettre la modulation ou l’annualisation du temps de travail. Il s’agit d’ajuster les heures travaillées en fonction des besoins tout en respectant un volume annuel contractuel. Le système gère un compteur individuel qui s’incrémente selon les heures effectuées en plus ou en moins, facilitant le lissage de la charge de travail sur l’année. Cela offre plus de flexibilité pour les magasins, sans générer de coûts immédiats liés aux heures supplémentaires.
La gestion des plannings du personnel est un enjeu central dans la distribution. Le logiciel doit permettre la création de plages horaires, par jour, par poste ou par rayon. Il doit aussi permettre une vision globale et prévisionnelle de la couverture des besoins, alerter en cas de sous-effectif ou de conflits d’horaires, et faciliter les ajustements de dernière minute. Une bonne planification améliore l’organisation opérationnelle tout en contribuant à la satisfaction et à l’équité entre les collaborateurs.
Exemples d’implémentation d’un logiciel GTA dans le retails & la distribution
Au-delà d’un simple gain de temps pour les équipes administratives, le logiciel de gestion des temps a fiabilisé de nombreux processus en interne. Aujourd’hui, les équipes support du magasin peuvent s’appuyer sur les algorithmes de Cimag Présence afin de planifier les horaires de présence de la bonne personne au bon moment. Par ailleurs, lorsque les 130 collaborateurs pointent, les données sont automatiquement transmises au logiciel GTA qui calcule les principaux éléments de paie. Grâce à l’interopérabilité avec les solutions comptables, la ressaisie a totalement disparu. Ainsi, tous les calculs de salaires sont fiabilisés.
Bruno Mercier, Dirigeant au sein de BFM Distribution, Magasins Carrefour Franchisés
BFM Distribution
Au-delà d’un meilleur contrôle, c’est également un excellent outil de pilotage. Les managers sont aujourd’hui capables d’obtenir en un coup d’œil toutes les informations de leurs collaborateurs (congés, arrêts maladies, temps de pause, horaires…).
Le logiciel permet également aux ressources humaines d’obtenir toutes les données nécessaires au calcul de la paie sans ressaisie.
José Dalmaso, Directeur technique et information au sein du groupe Albert
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