Logiciel pour la gestion des temps et des activités

RETOUR D'EXPERIENCE

GEG

Propos recueillis auprès de Thierry Benabent, Responsable Paie et Administration du Personnel au sein de GEG.

“Un outil de gestion des temps adapté aux spécificités RH du secteur industriel”

Plus de 440 collaborateurs

Une gestion des temps spécifique à chaque métier

Une relation durable depuis plus de vingt ans

OBJECTIFS

Automatiser et dématérialiser la gestion des temps de travail
Moderniser les systèmes d’information
Appliquer la réglementation spécifique au secteur

RETOUR D'EXPERIENCE

Gaz électricité de Grenoble (GEG) est une société mixte locale. Elle produit des énergies renouvelables, gère les réseaux de distribution de gaz et d’électricité de Grenoble et fournit de l’électricité et du gaz dans toute la France. GEG compte plus de 440 collaborateurs aux compétences et métiers divers. Leurs rythmes de travail variables exigent une gestion des temps rigoureuse, suivie et documentée pour l’ensemble des équipes.

Pour optimiser la gestion des temps et de la paie de ses collaborateurs, GEG a déployé dans les années 2000 le logiciel de gestion des temps d’Alpha-3i, Cimag Présence.

Retour sur la mise en place et l’exploitation du logiciel avec le témoignage de Thierry Benabent, responsable Paie et Administration du personnel chez GEG.

Un vent de modernisation à l’origine du déploiement

Thierry Benabent est responsable de la gestion des temps et de la paie au sein de GEG depuis plus de trente ans. Il revient sur les raisons qui l’ont encouragé à rechercher une solution automatisée de gestion des temps.

“La façon dont nous assurions la gestion des temps avant de faire appel à Alpha-3i semble aujourd’hui assez désuète. Pour comptabiliser le temps de travail de nos collaborateurs nous utilisions des clés qui faisaient office de badgeuses, pour faire remonter les informations nous utilisions des bulletins annexes… Quant aux systèmes automatisés, ils étaient développés en interne par notre propre service informatique. Cela ne fonctionnait pas si mal, mais c’était extrêmement chronophage, plusieurs employés étaient chaque semaine chargés d’assurer un reporting après avoir fait le tour des compteurs. À l’aube des années 2000, nous avons profité d’un vent de modernisation au sein de GEG pour faire évoluer notre système de gestion des temps. Nous souhaitions nous tourner vers une solution plus moderne et digitalisée.”

Une solution adaptée à la variété des horaires de l’industrie

“En tant que créateur et fournisseur d’énergie nous sommes dans l’obligation de répondre à une réglementation bien spécifique qui ne relève pas du droit commun, mais qui est propre à notre secteur et qui induit des calculs particuliers. Certains de nos collaborateurs travaillent en 2/8, d’autres ont des horaires décalés, nos agents d’intervention réalisent des astreintes… Tout cela se répercute directement sur les calculs des paies, qui sont tout aussi particuliers, avec des indemnités spécifiques à chaque cas de figure”.

GEG a rapidement fait le choix de se tourner vers Alpha-3i, pour plusieurs raisons. D’un point de vue technique, la solution Cimag Présence pouvait s’intégrer aux systèmes d’exploitation existants, ce qui facilitait sa mise en place. Ensuite l’outil pouvait être paramétré pour prendre toutes les spécificités du secteur en compte. Enfin, GEG a très vite noué des relations de confiance avec Alpha-3i.

“Compte tenu de la qualité de paramétrages à effectuer, la mise en place du logiciel a été réalisée en six mois, ce que nous trouvions plutôt rapide, nous étions totalement satisfaits. L’automatisation de la gestion des temps de travail prend en compte les amplitudes de travail variées, les pauses, les congés… Cela facilite notre travail et nous permet de gagner un temps précieux.”

Bénéfices

Des informations plus fiables et disponibles
Des gains des temps et de productivité
Des managers libérés de tâches chronophages
Une alimentation automatique pour plus de conformité de la paie

Plus de vingt années de collaboration et de gain de temps

Vingt ans après avoir déployé le logiciel de gestion es temps d’Alpha-3i, GEG a le recul nécessaire pour juger des bénéfices de la solution.

“Nous avons considérablement optimisé notre gestion administrative, notamment vis-à-vis du transfert d’informations gestion des temps – paie (ADP). Nous avons aujourd’hui accès à toutes ces données en temps réel. Le logiciel est efficace et simple, nous en sommes très satisfaits. Outre les temps de travail, nous pouvons gérer les congés et demandes particulières de nos collaborateurs grâce au module Workflow et à son interface disponible sur notre intranet. Il est très apprécié par nos collaborateurs par sa facilité d’utilisation”.

« Nous réfléchissons maintenant à la façon dont Alpha-3i pourrait nous aider à évoluer dans un contexte où les méthodes et conditions de travail mutent très rapidement. Par exemple, la gestion des droits familiaux de notre convention collective a changé. Nous devons donc l’intégrer à notre outil de gestion des temps. C’est aussi le cas des heures de travail à effectuer qui ne sont plus aujourd’hui systématiquement calculées sur une journée. Elles peuvent être modulées sur la semaine en fonction des besoins des collaborateurs. Les perspectives d’évolution du logiciel sont nombreuses et nous savons qu’Alpha-3i va nous accompagner !«

“Notre fidélité à Alpha-3i depuis toutes ces années est également due aux très bonnes relations que nous avons tissées avec nos interlocuteurs. Ils sont disponibles et toujours réactifs pour répondre à nos demandes parfois urgentes. Cette relation est très importante à nos yeux”.