Planifier 1800 collaborateurs aux horaires atypiques

En raison de la nature variée des diverses activités du groupe, tous les collaborateurs de Jean Lain Mobilités effectuent des horaires très différents et certains travaillent sur des plages de temps atypiques. Les fonctions support comme les assistant(e)s commerciales ont des horaires traditionnels de bureau et ne travaillent qu’en semaine. Les cadres, du fait de leurs contrats au forfait jour, ont des horaires moins fixes. Les vendeurs, quant à eux, ont des horaires atypiques : ils travaillent le samedi et le dimanche lors de journées portes ouvertes, ce qui donne lieu à des récupérations. De plus, certains salariés ont un emploi du temps annualisé. Leurs taux de présence sont donc liés au niveau d’activité : période basse, moyenne ou haute.

“Avec autant de différences d’un poste à l’autre et la présence de 1800 employés à organiser sur des plages horaires variables, la planification est impossible sans logiciel dédié de gestion des temps et activités (GTA). D’une part, la planification sur papier ou avec un outil type Excel serait chronophage et source d’erreurs régulières. D’autre part, c’est essentiel pour fiabiliser la paie : les éléments variables doivent être calculés directement à partir des plannings”, explique Thibaud De Senneville.

Un outil de GTA accessible

Afin de planifier les emplois du temps des 1800 employés, Jean Lain Mobilités a fait confiance au logiciel de GTA Cimag Présence de Alpha-3i.

“Le logiciel est aujourd’hui utilisé par l’ensemble de l’entreprise. Les collaborateurs effectuent leurs demandes de congés et absences directement sur l’interface. Les managers planifient leurs équipes, valident les présences et absences. Les équipes RH collectent les informations pour les paies et extraient des indicateurs de performances pour leur service. Il nous fallait donc un logiciel avec une ergonomie intuitive et utilisable par tous. Cimag Présence nous offre réellement ce confort d’utilisation. De plus, si nous avons le moindre souci, le support est très réactif !”

Bénéfices

• Une communication fluidifiée entre équipe RH et Manager
• La fiabilisation des paies
• Des gains de temps conséquents pour tous

La communication entre managers et équipes RH facilitée

Pour les managers, l’utilisation d’un logiciel de GTA simplifie les tâches du quotidien, notamment la collaboration avec les RH.

“Avec le module de gestion des plannings de Cimag Présence, notre équipe de neuf administrateurs RH établit des horaires théoriques en fonction du type de poste et des plans de charges des services (période basse, journée portes ouvertes, etc.) Les 150 managers n’ont plus qu’à valider ou modifier ces plannings standard pour les adapter à leurs besoins réels. À la fin de la semaine, ils n’ont qu’à saisir les heures supplémentaires, si besoin, et valider les horaires effectués par leurs équipes en un clic.

Ce type de logiciel GTA automatise réellement la transmission d’informations entre les managers et le service RH. Notre collaboration n’en est que meilleure.”

Logiciel GTA : une force pour l’établissement des paies

Managers et équipes RH travaillent donc sur la même donnée, les mêmes informations. Ceci a pour effet de faciliter l’établissement des paies. À partir des plannings validés, les heures supplémentaires et les absences remontées par les managers, les administrateurs RH valident les récupérations auxquelles les collaborateurs ont droit et la base de rémunération adéquate.

“Pour nous c’est un gain de temps énorme. Calculer avec Excel le taux horaire de chaque heure travaillée par chaque employé prendrait des jours de travail. Grâce à l’interface avec notre logiciel de Paie Sage, les éléments variables sont transmis directement et le calcul des paies est automatisé.”