La croissance du groupe, point de départ du projet

« Nous avons pendant longtemps géré les accès des collaborateurs aux magasins de manière plutôt traditionnelle, c’est-à-dire avec des digicodes ou de simples verrous aux portes. Cela ne nous permettait pas de contrôler les allées et venues des salariés, ainsi que leur temps de travail. Ceci n’était donc pas optimal en termes de traçabilité et de contrôle. De plus, notre paie était peu automatisée, nécessitant une ressaisie des informations terrain de la part des équipes RH. Les erreurs étaient donc fréquentes et la gestion des temps était difficile à gérer.

Lorsque le groupe s’est agrandi (passant de deux à quinze magasins), nous avons décidé de nous équiper d’une solution de gestion des accès, ce qui nous permettrait également d’administrer les temps de travail et de faire la passerelle avec le logiciel de paie. L’objectif était double : renforcer la sécurité des magasins et diminuer les erreurs RH. »

L’entreprise s’est mise à la recherche d’un prestataire capable de répondre à ces enjeux. Les critères de choix principaux étaient : choix d’un partenaire à taille humaine, connectivité avec le logiciel de paie et connaissance des besoins du terrain.

Le choix d’Alpha-3i pour sa structure et son expertise

« Dans un premier temps, nous avions décidé de digitaliser notre gestion de la paie. Puis c’est le prestataire que nous avons choisi qui nous a recommandé Alpha-3i pour la GTA. Nous les avons donc rencontrés et le feeling est tout de suite passé. En effet, c’est une entreprise à taille humaine qui connaît les réalités du terrain et qui nous offre l’agilité et la réactivité dont nous avons besoin.

Nous avons donc déployé Cimag Accès au sein de tous nos magasins. Les digicodes ont été remplacés par une solution de badgeage : chaque collaborateur a son propre “pass”, avec ses droits alloués (accès à la salle des coffres ou non, aux salles du personnel, aux magasins, aux zones sensibles…). Ainsi, nous pouvons obtenir une traçabilité des divers déplacements au sein des établissements. »

Bénéfices

• Une interconnexion entre la paie et la GTA très simple
• Des accès tracés et sécurisés
• Un partenaire de proximité

Un management des différents points de vente facilité

« Grâce aux solutions de gestion des temps et des accès, les managers ont une vision plus claire de l’activité de leur rayon, leur magasin ou leur secteur. Au-delà d’un meilleur contrôle, c’est également un excellent outil de pilotage. Les managers sont aujourd’hui capables d’obtenir en un coup d’œil toutes les informations de leurs collaborateurs (congés, arrêts maladies, temps de pause, horaires…).

Cela permet également aux ressources humaines d’obtenir toutes les données nécessaires au calcul de la paie sans ressaisie. Ils ont donc toutes les informations relatives aux salariés en un endroit unique : contrat de travail, historique de la relation avec l’entreprise, temps de travail effectif de chaque salarié… Grâce à l’interconnexion entre les différents logiciels, chaque modification est mise à jour en temps réel pour les RH et pour les managers, ce qui permet plus de réactivité et d’agilité. »

La digitalisation des accès : une “petite révolution” pour le groupe

« Comme tout changement, le déploiement de cette solution a été perçu comme une petite révolution par les collaborateurs. L’outil est intuitif, nous avons dispensé des formations, mais la prise en main est facile. Aujourd’hui, personne ne reviendrait en arrière ! »